Toiminnan volyymia kuvaavien määrällisten seurantatietojen keräämisestä on hyötyä esimerkiksi toiminnan resurssoinnissa, budjetoinnissa ja suuntaamisessa.
Tunnusluvut
Arviointia suunniteltaessa on hyvä pohtia, mitkä ovat toimintaa kuvaavimmat tunnusluvut, ja miten, milloin, ja kuka lukuja kerää. Asetetut tavoitteet ja toiminnan luonne määrittelevät sen, mitä tunnuslukuja on syytä seurata. Lisäksi tulee ottaa huomioon, mitä lukuja rahoittaja haluaa tietää.
Määrällisten seurantatietojen perusteella voidaan seurata esimerkiksi:
- Osallistujamäärien kehitystä. Tavoittaako toimintamme tavoittelemamme määrän osallistujia?
- Alueellisia tai toimintakohtaisia eroja volyymissa. Missä toimintaamme osallistutaan eniten? Mikä toimintamuodoista on suosituin?
- Viestinnän kattavuutta. Kuinka laajasti viestintämme tavoittaa kohderyhmiämme? Millaiset julkaisut herättävät eniten reaktioita?
Huomioitavaa
Määrällistä tietoa on hyvä kerätä reaaliaikaisesti. Tällöin toiminnan toteuttajalla on ajantasainen kuva toiminnan volyymista, ja saatuihin tietoihin voidaan reagoida nopeastikin. Jälkikäteen määrällisiä tietoja on usein vaikeaa saada riittävällä tarkkuudella. Jos jatkuva tiedonkeruu ei ole mahdollista, voidaan toiminnan kokonaisvolyymia joissakin tapauksissa arvioida otoksen perusteella. Jos tietoja kerää vapaaehtoinen, on hänen perehdyttämisensä ja sitouttamisensa tietojen keräämiseen tärkeää.
Anonyymi toiminta
Anonyymiin osallistumiseen perustuvassa toiminnassa, kuten kohtaamispaikoissa, yksittäisten toimintaan osallistuneiden lukumäärän seuranta voi olla haasteellista. Tällöin yhtenä vaihtoehtona on tehdä pari kertaa vuodessa muutaman viikon mittainen otosjakso, jonka aikana seurantaa tehdään esimerkiksi havainnoinnin pohjalta. Uusia ensimmäistä kertaa kävijöitä voidaan myös ohjeistaa kirjoittamaan puumerkkinsä yhdessä sovittuun paikkaan. Puhelin- ja verkkoneuvonta sekä chatit voivat myös olla anonyymeja. Erillisten toimintaan osallistuneiden määrää voidaan selvittää kysymällä, onko henkilö käyttänyt palvelua aiemmin.
Toteuta määrällisten tietojen kerääminen
- Excelissä; usea henkilö voi täyttää samaa pohjaa
- Verkkolomakkeen avulla; verkkolomake on helppo jakaa jokaiselle sitä tarvitsevalle, ja täyttäminen on nopeaa ja helppoa. Vastauksista saa valmiit koonnit
- Yhteisessä some-keskusteluryhmässä, tekstiviestillä tai puhelimitse. Nämä ovat hyviä keinoja varsinkin silloin, jos verkkolomakkeen tai Excelin täyttäminen on liian hankalaa, ja tietoja antaa usea eri henkilö
- Yksinkertaisimmillaan tukkimiehen kirjanpidolla. Tätä keinoa voit käyttää vaikkapa kohtaamispaikan kävijäseurannassa, tai messuständillä
Materiaaleja
Ohjaus- ja neuvontapalvelun seurantataulukko
Seurantataulukkoon kerätään tietoa neuvontapalvelun (esim. asiakastapaamiset, chat, puhelin) määristä ja tuloksista.
Ohjaus- ja neuvontapalvelun seurantataulukko
Seurantataulukkoon kerätään tietoa neuvontapalvelun (esim. asiakastapaamiset, chat, puhelin) määristä ja tuloksista.
Toiminnan tilastointityökalu
Tilastointityökalun avulla kerätään määrällistä tietoa eri toiminnoista.
Toiminnan tilastointityökalu
Tilastointityökalun avulla kerätään määrällistä tietoa eri toiminnoista.
