Arvioinnin tarkoituksena on ennen kaikkea se, että arviointitietoa ja kerättyä palautetta hyödynnetään järjestön toiminnan kehittämisessä. Arviointiprosessi ei pääty siihen, kun tieto on raportoitu eteenpäin esimerkiksi rahoittajalle; tuloksellisuuden arviointi ja siitä viestiminen on vain yksi tiedon hyödyntämisen tarkoitus.
Arviointitieto käyttöön
Arvioinnin tulokset tulisi käsitellä yhteisesti, ja ottaa arviointitieto käyttöön. Tiedon systemaattinen hyödyntäminen parantaa toiminnan laatua. Arvioinnin ja palautteenkeruun tarkoitus on selvittää esimerkiksi seuraavia näkökulmia:
- minkälaisia hyötyjä kohderyhmät ovat toiminnasta saaneet
- toiminnan laajuutta ja määriä kuvaavat tiedot
- miten työntekijät, vapaaehtoiset ja sidosryhmät näkevät toiminnan
- toiminnan laadun mahdolliset ongelmakohdat
- miksi toimenpiteet ovat saaneet aikaan vaikutuksia
- millaisia ennakoimattomia asioita on tapahtunut
- mitkä tekijät ovat edesauttaneet tai estäneet toiminnan toteutumista
Järjestön itsensä keräämän tiedon lisäksi kannattaa hyödyntää esimerkiksi tilastoista ja tutkimuksista saatavilla olevaa tietoa, kuin myös sidosryhmien tuottamaa tietoa. Tämän toimintaympäristötiedon avulla voidaan lisätä ymmärrystä arvioinnin kohteena olevasta ilmiöistä laajemmin, ja ennakoida tulevaa. Tällöin puhutaan tiedolla johtamisesta eli tietoon perustuvasta toiminnan johtamisesta, kehittämisestä ja päätöksenteosta.
Kartoita tiedon hyödyntämisen nykytila
Kartoittakaa, miten hyvin hyödynnätte toiminnastanne kertyvää tietoa työkalun avulla. Työkalu auttaa näkemään tiedon hyödyntämisen monenlaiset mahdollisuudet.
Suunnitelmallinen tiedon hyödyntäminen
Jotta kerätty tieto ohjaisi toimintaa, on hyvä jo arviointia suunnitellessa olla näkemys myös kerätyn tiedon hyödyntämisestä.
Voit lähteä liikkeelle pohtimalla:
- Onko selvillä, millaiselle tiedolle on tarvetta? Jotta kehittäminen ja päätöksenteko olisi tietopohjaista, on tärkeää tunnistaa, mikä on ongelma, haaste tai arviointikysymys, johon tarvitaan mitä tietoa niiden tueksi tarvitaan.
- Onko selvillä, mitä tiedolla on tarkoitus tehdä? Tieto hyödyttää vain, jos sitä analysoidaan ja tehdään sen pohjalta päätelmiä.
- Milloin tietoa tarvitaan? Jotta tieto on käytössä sen hyödyntämisen näkökulmasta oikeaan aikaan, on hyvä jo tiedonkeruuta suunniteltaessa ottaa huomioon, milloin tietoa tullaan tarvitsemaan käyttöön; esimerkiksi reaaliajassa, kuukausittain tai harvemmin
- Mitä tiedon käsittelystä seuraa? Miten tietoa hyödynnetään? Tiedon hyödyntämisestä on hyvä olla selkeä suunnitelma
- Miten kehittämistoimenpiteitä seurataan? Jos saadun tiedon pohjalta on tarpeen tehdä muutoksia, kannattaa tehdä aikataulu niiden toteuttamiselle ja seurannalle
Toimintatapojen, toiminnassa syntyneiden tulosten ja muun saatavilla olevan tiedon tarkastelemiselle on hyvä varata aika ja paikka. Jotta arviointitiedon hyödyntäminen olisi arkinen osa järjestön toimintaa, tulee tiedon analysoinnista ja tiedon hyödyntämisestä tehdä suunnitelmallista. Arjesta olisi hyvä löytyä paikkoja, joissa tietoa tarkastellaan, tehdään sen pohjalta johtopäätöksiä, ja viedään analysoitu tieto käyttöön.
Tiedolla johtaminen – tiedon valjastaminen päätösten tueksi
Järjestö saa arviointitietoa monista eri lähteistä; kohderyhmiltä, vapaaehtoisilta, yhteistyökumppaneilta, työntekijöiltään. Tietoa saadaan niin kirjallisesti, suullisesti, kuin hiljaisena arkitietonakin. Järjestön itsensä keräämää tietoa täydentää toimintaympäristöstä saatu tieto. Arviointia varten saadaan kattava kuva, kun palautteenkeruu on tehty moninäkökulmaisesti ja kattavasti, sekä määrälliset tiedot, kuten kävijämäärät, on ajantasaisesti kerätty. Saatavilla olevan tiedon jalostaminen ja hyödyntäminen johtamisen tukena auttaa toimintaa kehittymään. Tiedolla johtaminen onkin toiminnan suunnittelua, kehittämistä ja päätöksentekoa tiedon ohjaamana.
