1. Toiminnan tavoitteet ja vaikuttavuusketju

Opas alkaa osiolla, jossa käsitellään järjestön toiminnan tavoitteita, vaikuttavuusketjua ja mittareita. Ne ovat perusta arvioinnille sekä järjestön tavoitteelliselle ja tulokselliselle toiminnalle.

Tavoitteen asetanta ja vaikuttavuusketju kaiken pohjana

Miten rakentaa hyvä tavoite? Hyvä tavoite on konkreettinen ja sen saavuttaminen on mahdollista määrätyn aikataulun puitteissa suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Tavoite kuvaa sitä asiaintilaa tai muutosta, joka halutaan saada aikaiseksi toiminnan avulla, eikä itse toimintaa. Tavoitteena ei ole esimerkiksi ylläpitää matalan kynnyksen kohtaamispaikkaa. Vaan tavoitteeseen muotoillaan se, mitä hyötyjä kohtaamispaikassa käymisestä on kohderyhmälle ja, mitä toiminnalla aiotaan saavuttaa.

Tulos on toiminnalla aikaansaatu muutos tai asiaintila. Tulokset kuvaavat sitä, miten kohderyhmän toiminta, osaaminen ja kyvykkyys sekä mahdollisuudet, tilanne, ihmissuhteet tai hyvinvointi muuttuvat. Tuloksia peilataan aina asetettuihin tavoitteisiin. Toiminnalla voi myös saavuttaa vaikutuksia, etenkin kun muutokset ovat pysyviä ja saattavat heijastua jopa yhteisöön ja yhteiskuntaan. Yksi kehittävän arvioinnin menetelmä vaikutusten osoittamiseen ja vaikuttavuuden arviointiin on vaikuttavuusketju, eli tavoitteet-panokset-tuotokset-tulokset-vaikutukset -ketju. Etenkin kustannusvaikuttavuuden näkökulmasta on mielekästä tarkastella panosten ja tuotosten tai tulosten suhdetta. Järjestömaailmassa ”panosten” sijaan tarkastellaan yleensä toimenpiteitä/toimintaa.

 

Vaikuttavuusketjun osat 1. Tarve, 2. Visio, 3. Tavoite, 4. Resurssit, 5. Toimenpiteet, 6. Tulokset, 7. Vaikuttavuus. Tarve, visio ja vaikuttavuus ovat ne, mitä halutaan. Resurssit ja toimenpiteet ovat niitä, mitä tehdään. Tavoitteet ja tulokset ovat niitä, mitä mitataan.

Vaikuttavuusketjun kuvaus, lähde: Hyvän Mitta -hanke, Me-säätiö

Vaikutuksia voi olla monenlaisia. On vaikutuksia yksilöihin sekä vaikutuksia isompiin järjestelmiin, kuten yhteiskuntaan. Tai ilmiöihin kuten työttömyyteen, päihteiden käyttöön tai syrjäytymisen ehkäisyyn. Järjestötoimijoiden olisi hyvä pohtia sitä, minkä tasoisiin ja tyyppisiin tuloksiin ja vaikutuksiin toiminnalla pyritään. Mitä tarkemmin ja konkreettisemmin oletetut tulokset on määritelty, sitä helpompaa on niiden saavuttaminen ja osoittaminen.

Toiminnalle asetettujen mittareiden avulla seurataan toiminnan tavoitteiden toteutumista ja todennetaan toiminnassa aikaansaatuja tuloksia. Mittarit auttavat osoittamaan, millainen muutos kohderyhmässä on tapahtunut, ja miten laajasta tai syvästä muutoksesta on kyse.  

Mittareiden asettaminen lähtee tavoitteiden kuvaamisesta. Toiminnalle sopivat mittarit määritellään sen pohjalta, millaisia tavoitteita toiminnalle on asetettu, mitä tuloksia toiminnalla tavoitellaan, ja mitä tiedontarpeita järjestöllä on. Jotta tavoitteet olisivat mitattavia, tulee niiden olla selkeästi ja konkreettisesti kuvattu ja niiden tulee kuvata sitä muutosta, jota kohderyhmässä tavoitellaan.  

Mittareita asettaessa pohtikaa järjestössänne: 

  1. Mitkä ovat toimintamme tavoitteet? Mitä muutosta kohderyhmässä tavoittelemme?
  2. Millaisia tuloksia toiminnastamme voi odottaa? 
  3. Mitä minkälaista muutosta/asiaa kohderyhmässä meidän tulisi seurata ja mitata, jotta voimme nähdä, pääsemmekö kohti tavoitteitamme?
  4. Millä tiedonkeruumenetelmillä saamme parhaiten tietoa siitä, onko mittarilla tapahtunut tavoiteltuja muutoksia?  

Mittarit voidaan jaotella tulos- ja prosessimittareihin. Prosessimittareilla kuvataan toiminnan laajuutta eli esimerkiksi sitä, kuinka paljon kohderyhmää on tavoitettu ja kuinka paljon toimintaa on toteutettu. Tulosmittareilla kuvataan aikaansaatua muutosta ja sen laajuutta; ne kertovat, onko toiminnan tavoitteita saavutettu. Myös valmiita, validoituja mittareita voi käyttää, jos ne sopivat omaan toimintaan. Löydät joitakin valmiita mittareita täältä. Muistathan, että kyselylomake tai muu tiedonkeruutapa ei ole mittari.

Mittausten lukumäärä ja ajankohta riippuvat toiminnan luonteesta, kohderyhmästä ja valitusta mittarista. Lue lisää tiedonkeruusta kohderyhmiltä, yhteistyökumppaneilta ja vapaaehtoisilta.

Esimerkki 

Järjestön toiminnan tavoitteena on, että kohderyhmänä olevat maahanmuuttajanaiset kiinnittyvät paremmin suomalaiseen yhteiskuntaan. Järjestö pohtii, mitä mittareita sen tulisi asettaa, jotta se voisi seurata muutoksia kohderyhmänsä uuteen kotimaahan kiinnittymisessä. Järjestö asettaa toiminnan mittareiksi uusia ystäviä saaneiden maahanmuuttajanaisten määrän, työ- tai opiskelupaikkaan kiinnittyneiden määrän ja niiden määrän, jotka kertovat kokevansa kuulumista suomalaiseen yhteiskuntaan. Kauden lopussa mittarilla havaitaan, että järjestön toiminnan ansiosta puolella toimintaan osallistuneista uuteen kotimaahan kiinnittyminen on lisääntynyt paljon, ja puolella jonkin verran tai vähän.  

Toiminnankuvauslomake, Word

Toiminnankuvauslomake auttaa jäsentämään järjestön toimintaa, sen tavoitteita, keinoja sekä tavoiteltuja tuloksia. Oman toiminnan kuvaus onkin syytä tehdä ennen kuin alkaa pohtimaan esim. palautteen keruuta tai muita arviointikeinoja. Toiminnan, sen tavoitteiden ja tavoiteltavien tulosten ja vaikutusten jäsentely lomakkeen avulla auttaa selkiyttämään järjestön toimintaa ja on hyvä pohjatyö myös avustushakemusta tehdessä.

ARTSI Toiminnankuvauslomake

Tehtävä 1: Toiminnankuvaus arvioinnin pohjaksi

Ennen seurannan ja arvioinnin suunnittelua tulee olla selvillä, mitä halutaan arvioida. Mitä toiminnalla pyritään saamaan aikaan? Mitä ovat tavoitellut tuotokset ja tulokset sekä mahdollisesti jopa vaikutukset? Millä toimenpiteillä niihin uskotaan pääsevän?

Jäsentele järjestön toimintaa, tavoitteita ja vaikuttavuusketjua toiminnankuvauslomakkeen avulla. Täytä kustakin erillisestä toiminnasta (esim. projektit, Ak-toiminta, yleisavusteinen toiminta) oma toiminnankuvauslomakkeensa. Tarkemmat ohjeet täyttämiseen löytyvät lomakkeen ensimmäiseltä sivulta. Lomakkeen täyttämiseen ja sitä kautta tavoitteiden ja oletettujen tulosten ja vaikutusten ympärillä käytävään keskusteluun kannattaa osallistaa koko henkilöstö.