Tiedonkeruu yhteistyökumppaneilta ja vapaaehtoisilta
Kohderyhmien lisäksi myös yhteistyökumppaneiden ja vapaaehtoisten näkemyksiä toiminnan hyödyistä, kehittämiskohdista ja tuloksellisuudesta on tärkeää selvittää. Tässä osiossa pureudutaan erilaisiin tapoihin kerätä palautetta heiltä.
Yhteistyökumppaneilta ja vapaaehtoisilta näkemystä järjestön toimintaan
Kerättäessä palautetta yhteistyökumppaneilta tulee ensin pohtia tarkasti, ketkä ja mitkä tahot ovat sellaisia, jotka osaavat aidosti ottaa kantaa järjestön toimintaan. Ei ole perusteltua kerätä tietoa mahdollisimman usealta taholta. Tärkeintä on, että ne, jotka kyselyyn vastaavat tuntevat järjestön toimintaa ja ovat sen toiminnan kannalta merkittäviä tahoja.
Sähköisesti lähetettävä kysely soveltuu yhteistyökumppaneille yleensä hyvin, sillä se on vaivaton ja yhteistyökumppaneilla on usein muita kohderyhmiä paremmat edellytykset sähköiseen vastaamiseen. Kyselyä suunniteltaessa tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kysely ei muodostu liian pitkäksi, mutta sisältää kuitenkin järjestön toiminnan kehittämisen kannalta olennaiset osa-alueet.
Yhteistyökumppaneilta voi kysyä, kuinka he näkevät järjestön toimintamuotojen tukevan toiminnan tavoitteisiin pääsyä. Tällöin saadaan ulkopuolinen näkemys siitä, mitkä toimintamuodot näyttäytyvät olennaisina, ja mitkä eivät. Jos sidosryhmän edustajat tuntevat toimintaa hyvin, voi heiltä kysyä, miten he näkevät toiminnan tavoitteiden tai tulosten toteutuvan järjestön toiminnassa. Tähän soveltuu hyvin kyselylomakkeen väittämäpatteristo. Sidosryhmiltä tulee muistaa kysyä myös heidän näkemyksiään siitä, mitä hyötyä järjestön toiminnasta on kohderyhmälle ja mitä kehitettävää toiminnassa olisi.
Jos kyselylomakkeeseen on haastavaa saada riittävästi vastauksia, voi yhteistyökumppaneilta kerätä tiedot vaihtoehtoisesti esimerkiksi puhelin/etähaastatteluilla tai ryhmähaastattelulla yhteistyötapaamisten yhteydessä.
Palautteen kerääminen verkostotapaamisen tai palaverin yhteydessä
- Suullinen palaute: Yhteistyökumppaneilta saa usein suullista palautetta ilman muodollista palautteenkeruutakin. Suullisesti saatu palaute on hyvä kirjata ylös mahdollisimman pian, jotta se on myöhemmin hyödynnettävissä (ks. suullisen palautteen keräämisen työkalu osassa 2).
- Verkostotapaamisesta voi käyttää osan arviointikeskusteluun, jossa käsitellään esimerkiksi olemassa olevia yhteistyömuotoja ja niiden kehittämistä. Teeman voi valita tapauskohtaisesti niin, että käsitellään yhtä tai kahta keskeistä aihealuetta.
- Keskustelun pohjaksi tapaamiseen voi viedä myös yhteenvetoa aiemmin toteutetusta yhteistyökumppanikyselystä.
Yhteistyökumppanikysely, Word
Kyselyn avulla voi kerätä tietoa järjestön yhteistyökumppaneilta. Kyselyn voi toteuttaa esim. kerran vuodessa sähköisenä kyselynä tai paperilomakkeena verkostotapaamisen yhteydessä.
Yhteistyökumppaneiden haastattelu, Word
Toisinaan haastattelu voi soveltua kyselyä paremmin palautteen keruuseen yhteistyökumppaneilta. Yhteismitallisuuden vuoksi on tärkeää, että jokaisessa haastattelussa on sama rakenne, etenkin silloin kun haastattelijoita on useampi.
Vapaaehtoisilta kehittämisideoita järjestön toimintaan
Vapaaehtoiset muodostavat monen järjestön selkärangan ja mahdollistavat järjestön toiminnan. Näissä järjestöissä tuleekin kiinnittää erityistä huomiota vapaaehtoisten jaksamiseen ja tukemiseen sekä heidän osaamisensa kehittämiseen. Palautteen keruun avulla vapaaehtoisilta voidaan saada tietoa järjestön vapaaehtoistyön kehittämiseen ja koko järjestön toimintaan.
Useat järjestöt järjestävät vapaaehtoille koulutus-/kehittämispäiviä. Näissä tapahtumissa on luontevaa kerätä palautetta kyselyn, haastattelujen tai yhteisten työpajojen yhteydessä. Vaihtoehtoisesti kyselyn voi lähettää postitse tai sähköisesti. Järjestön vapaaehtoistyöstä vastaava työntekijän pitäessä yhteyttä vapaaehtoisiin pitkin toimintavuotta, missä keskusteluissa saatu suullinen palaute on myös tärkeää dokumentoida systemaattisesti.
Taustatietoja kysyttäessä sukupuolen ja iän lisäksi on usein mielekästä kysyä, mitä kautta vapaaehtoinen on kuullut järjestön toiminnasta, ja mikä sai hänet kiinnostumaan vapaaehtoistyöstä juuri kyseisessä järjestössä. Jos järjestössä on useampia vapaaehtoistyön muotoja (ryhmien vetäminen, puhelinpäivystys jne.), tulee vastaajilta kysyä, mihin toimintaan he ovat osallistuneet, ja kuinka usein.
Vapaaehtoisten jaksaminen ja työtehtävien mielekkyys ovat merkittäviä vapaaehtoistyön tekemisen kannalta. Järjestön tarjoamasta tuesta vapaaehtoisille (perehdytys, koulutus, virkistystoiminta) kannattaa kysyä palautetta vapaaehtoisilta. Vapaaehtoistoiminnan organisoinnista on myös tärkeä kysyä, jotta järjestö voi tukea vapaaehtoisia mahdollisimman hyvin heidän työssään. Vapaaehtoistyön organisointiin liittyy olennaisesti myös järjestön viestintä vapaaehtoisille sekä vapaaehtoistyön arvostus järjestössä.
Tärkeää on kysyä vapaaehtoisilta kokemuksia toiminnan hyödyistä heille itselleen ja näkemyksiä siitä, kuinka kohderyhmä on hyötynyt vapaaehtoistoiminnasta.
Kysely vapaaehtoisille, Word
Vapaaehtoiskyselyn avulla voi kerätä tietoa järjestön vapaaehtoisilta. Kyselyn voi toteuttaa esimerkiksi kerran vuodessa sähköisenä kyselynä tai paperilomakkeena jonkin vapaaehtoisten kokoontumisen yhteydessä.
Vapaaehtoisten haastattelu, Word
Vapaaehtoisia haastatellessa on yhteismitallisuuden vuoksi tärkeää, että jokaisessa haastattelussa on sama rakenne, etenkin jos on useita eri haastattelijoita. Haastatteluja voi tehdä puhelimitse, etäyhteyksin tai kasvokkain. Haastattelutilannetta voi ajatella myös kehityskeskusteluna vapaaehtoisen kanssa, yksipuolisen haastattelun sijaan. Alla on vaihtoehto haastattelupohjaksi.
Tehtävä 4: Laadi sidosryhmille ja vapaaehtoisille suunnatut tiedonkeruun menetelmät
Laadi arviointisuunnitelman mukaisesti tarvittavat työkalut (kyselylomakkeet, haastattelupohjat jne.) palautteen keräämiseen sidosryhmiltä ja vapaaehtoisilta. Voit käyttää apuna tässä luvussa esiteltyjä valmiita ARTSI-lomakepohjia. Käy myös huolellisesti läpi järjestössänne olemassa olevat lomakkeet ja niiden kysymykset ja varmista jälleen, että mukana on myös hyötyjä mittaavia kysymyksiä. Muista myös katsoa kriittisesti mm. lomakkeiden pituutta, taustakysymysten tarpeellisuutta sekä yleistä selkeyttä ja houkuttelevuutta.
Testaa uusia ja päivitettyjä lomakkeita ulkopuolisen henkilön kanssa ja tee vielä tarvittavat muutokset. Tämän jälkeen sinulla tulisi olla koossa tarvittavat menetelmät palautteen keruuseen ja voit siirtyä tarkastelemaan toimintaa ja tuloksia työntekijöiden näkökulmasta.
