3. Tiedonkeruu kohderyhmiltä
Tässä osiossa käydään läpi tiedonkeruun perusteita ja eri vaihtoehtoja, kuinka tietoa voi kerätä kohderyhmiltä eli niiltä ihmisiltä, jotka ovat osallistuneet toimintaan. Mukana on myös erilaisiin tilanteisiin ja toimintoihin sopivia lomakemalleja.
Kohderyhmän arviot toiminnasta ja sen hyödyistä ovat erityisen tärkeitä
Kohderyhmällä tarkoitetaan niitä ihmisiä, joiden hyvinvoinnin parantaminen on järjestön tavoite. Kohderyhmä osallistuu järjestön toimintaan. He ovat esim. ryhmissä ja kohtaamispaikoissa kävijöitä, koulutuksiin osallistujia jne. Heidän näkemyksensä toiminnasta ja sen hyödyistä ovat erityisen tärkeitä niin raportoinnin kuin oman toiminnan kehittämisen näkökulmista. Kun kohderyhmältä kerätään palautetta, tulee huomioida, että palautetta kerätään kattavasti ja tarkoituksenmukaisin keinoin järjestön kaikilta kohderyhmiltä ja toiminnoista, joihin he osallistuvat. STEAnkin mukaan tärkeintä on kysyä osallistujilta itseltään, miten he toiminnan kokivat, ja mitä hyötyä he toiminnasta saivat.
Seuraavat aihealueet ovat keskeisiä näkökulmia palautetta kerättäessä:
- Vastaajan taustatiedot
- Toiminnan sisältö ja toteutus: Kuinka toiminta ja valitut toimintamuodot ovat onnistuneet? Mitä määrälliset seurantatiedot kertovat?
- Toiminnan tulokset (ja vaikutukset): Mitä hyötyä toiminnasta on? Ovatko oletetut tulokset toteutuneet? Mitä mittarit ja määrälliset seurantatiedot kertovat?
- Toiminnan kehittämistarpeet
Miten tietoa kerätään kohderyhmältä?
Kunkin kohderyhmän erityispiirteet määrittävät, miten palautetta kannattaa kerätä. Palautteenkeruuta suunniteltaessa tulee etukäteen pohtia vastaajien mahdollisia esteitä esimerkiksi lomakekyselyihin vastaamisessa. Joiltakin kohderyhmiltä helpoin tapa kerätä palautetta on kyselylomakkeet (paperinen tai sähköinen) kun taas toisilta kohderyhmiltä palautteen saa parhaiten haastattelemalla ja/tai havainnoimalla. Suullisesti tai havainnoimalla saatu palaute on tärkeää kirjata muistiin.
Myös toiminnan luonne osaltaan määrittää, kuinka palautetta on mahdollista kerätä. Esim. kurssimuotoisessa ryhmätoiminnassa, jossa on selkeä alku ja loppu, voi kerätä alku- ja loppupalautetta, joiden avulla on mahdollista tarkastella ryhmätoiminnan tuloksia suhteessa toiminnan tavoitteisiin.
On hyvä muistaa, että toimintaan osallistuneita ei pidä rasittaa liikaa jatkuvilla kyselyillä. Matalan kynnyksen toimintaan kuuluu myös mahdollisuus anonymiteettiin, joten toimintaan osallistuneita ei välttämättä pysty tavoittamaan enää uudestaan. Palautetietoa olisi hyvä kerätä vielä silloin kun ihmiset ovat paikalla tai heti toiminnan loppumisen jälkeen.
Lomakkeita ja haastattelupohjia tehdessä on aina tärkeä pohtia, mitä tietoa tarvitaan toiminnan tulosten osoittamiseen rahoittajalle ja oman toiminnan kehittämiseen. Joka kysymyksen kohdalla on hyvä miettiä, mihin tätä tietoa tarvitaan. Kannattaa kiinnittää huomioita myös vastaajan taustaa selvittäviin kysymyksiin: mitkä vastaajan taustatiedot ovat teille olennaisia vastausten analysoinnin kannalta, ja mitä taustatietoja olette mahdollisesti jo keränneet. Näin kysely pysyy riittävän kevyenä ja siihen on helpompi motivoida vastaamaan.
Havainnointi on myös yksi tapa kerätä tietoa kohderyhmältä. Havainnoinnin onnistumiseksi on tärkeä etukäteen miettiä, milloin havainnoitava asia on toteutunut, mistä asioista se voidaan tulkita.
Kohderyhmän kokemien hyötyjen selvittämiseen voi käyttää esim:
- Kyselylomakkeen tavoitepatteristoa, johon on muotoiltu toiminnan oletetut tulokset väittämämuotoon. Vastaajaa pyydetään tällöin arvioimaan näiden toteutumista.
- Avokysymyksellä lomakkeessa tai haastattelussa, jolloin vastaajaa pyydetään kertomaan omin sanoin niistä hyödyistä, joita hän kokee toiminnasta saaneensa.
- Alku- ja loppumittauksella. Ihannetapauksessa koettuja hyötyjä selvitetään kysymällä samat kysymykset ennen ja jälkeen toimintaan osallistumisen. Tämäkään ei takaa sitä, onko mahdollinen positiivinen muutos johtunut nimenomaan toimintaan osallistumisesta, mutta antaa enemmän tietoa kuin pelkästään toiminnan päätteeksi tehty tiedonkeruu.
Seuraavassa on erilaisia työkaluja palautteen keräämiseen kohderyhmiltä. Tietoa toiminnasta voidaan kerätä kohderyhmiltä monin eri keinoin (kyselyt, yksilö- ja ryhmähaastattelut, havainnointi). Lomakkeita ja haastattelupohjia on Artsissa kehitetty ajatellen erilaisia järjestöille tyypillisiä toimintamuotoja. Valitsemalla sopivia lomakepohjia ja muokkaamalla niitä oman järjestön toimintaan ja kohderyhmille sopiviksi, saat kerättyä kattavasti tietoa arviointia varten kohderyhmien näkökulmasta.
UUSI: Toiminnan tilastointityökalu, Excel
UUSI: Ohjaus- ja neuvontapalvelun seurantataulukko, Excel
Seurantataulukon avulla voit kerätä sekä määrällistä että tulostitetoa niin kasvokkain kuin puhelimitse tai netissä annetusta neuvontapalvelusta.
Ryhmän palautekysely, Word
Lomakkeen avulla voi kerätä tietoa kohderyhmälle järjestetystä ryhmä-toiminnasta. Lomake soveltuu esim. vertais- tai muuhun ryhmätoimintaan. Tiedot kannattaa kerätä osallistujilta ryhmätoiminnan aikana vähintään kerran vuodessa tai mahdollisimman pian ryhmätoiminnan päätyttyä.
Neuvontapalvelun palautekysely, Word
Lomakkeen avulla voi kerätä palautetta neuvonta-/tukipalvelusta. Asiakas voi täyttää kyselyn käynnin aikana tai lopuksi, jolloin kyselyn voi palauttaa esim. palautuslaatikkoon. Jos neuvontakertoja on paljon, palautetta voi myös kerätä otoksena.
Tapahtuman palautekysely, Word
Kyselylomakkeen avulla voi kerätä tietoa kohderyhmältä erilaisista tapahtumista ja tilaisuuksista. Palaute kannattaa kerätä tapahtumassa joko sähköisenä tai paperilla tai pian tapahtuman jälkeen. Mitä pidempään tapahtumasta kuluu aikaa, sitä vähemmän vastauksia todennäköisesti saadaan.
Koulutuksen palautekysely, Word
Koulutus-lomakkeen avulla voi kerätä tietoa kohderyhmältä koulutuksista ja valmennuksista. Kysely soveltuu yksittäiseen koulutukseen ja pidemmälle valmennuskokonaisuudelle. Palaute kannattaa kerätä koulutuksessa tai pian koulutuksen jälkeen. Mitä pidempään koulutuksesta kuluu aikaa, sitä vähemmän vastauksia todennäköisesti saadaan.
Kohtaamispaikkakysely, Word
Kyselyn avulla voi kerätä tietoa kohtaamispaikkatoiminnasta. Kysely kannattaa tehdä kerran tai kaksi kertaa vuodessa. Kyselyä voi pitää esim. kaksi viikkoa näkyvillä ja kannustaa ihmisiä vastaamaan. Kyselyn voi tehdä myös sähköisesti. Tarvittaessa vastaajia voi auttaa tekemään kyselyn esim. haastattelemalla.
UUSI Sosiaalisen median tiedonkeruu, pdf
Viestinnän tiedonkeruu, pdf
Viestinnän arvioinnissa on tärkeää seurata niitä asioita, jotka ovat viestintätavoitteiden osalta keskeisiä. Ihannetilanteessa tavoitteiden toteutumista seurataan sekä laadullisilla että määrällisillä mittareilla.
Digitaalisia työkaluja arviointitiedon keräämiseen ja analysointiin, pdf
Palautteen ja arviointitiedon keräämiseen tarkoitettuja digitaalisia työkaluja ja sovelluksia on olemassa paljon. Digitaalisten työkalujen etuna on, että kerätty aineisto on suoraan sähköisessä muodossa ja siten helposti jaettavissa ja työstettävissä työntekijöiden kesken. Myös vastaajat voivat osallistua kyselyyn mistä ja milloin tahansa. Työkaluja ja digitaalisia alustoja löytyy monenlaisiin tarpeisiin, mm. perinteiseen kyselylomaketutkimukseen, ryhmätilanteisiin kuten tapahtumiin ja koulutuksiin, haastattelututkimuksen tekemiseen, työntekijöiden havaintojen kirjaamiseen sekä erilaisen palautteen keräämiseen.
Havainnointipohja ohjaukseen ja neuvontaan, Word
Tällä lomakkeella voi kerätä tietoa ohjaus- ja neuvontatilanteesta, jossa havainnoidaan, toteutuiko jokin tietty havainnoitava asia vai ei tilanteen aikana.
Havainnointipohja ryhmiin, koulutuksiin ja tapahtumiin, Word
Tällä lomakkeella voi kerätä tietoa ryhmä-, koulutus- ja tapahtumamuotoisesta toiminnasta, jossa havainnoidaan, toteutuiko jotkin tietyt havainnoitavat asiat vai eivät toiminnan aikana.
Tehtävä 3: Lomakkeiden ja muiden tiedonkeruun menetelmien työstäminen
Laadi seuraavaksi arviointisuunnitelman mukaisesti tarvittavat työkalut (kyselylomakkeet, haastattelupohjat jne.) kohderyhmäpalautteen keräämistä varten. Käytä apuna tässä luvussa esiteltyjä valmiita Artsi-lomakepohjia soveltuvin osin. Jos järjestöllä on jo käytössä kohderyhmille suunnattuja menetelmiä, käy huolellisesti läpi olemassa olevat lomakkeet ja niiden kysymykset. Artsi-työkaluista voi ottaa ideoita mikäli lomakkeista puuttuu esim. hyötyjä mittaavia kysymyksiä. Muista myös pohtia kriittisesti mm. lomakkeiden pituutta, taustakysymysten tarpeellisuutta sekä yleistä selkeyttä ja houkuttelevuutta.
Testaa uusia ja päivitettyjä lomakkeita kohderyhmän edustajan kanssa ja tee vielä tarvittavat muutokset. Tämän jälkeen olet valmis ryhtymään varsinaiseen palautteen keruuseen.
